MANUAL INTERNO DE PÓLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S

MANUAL INTERNO DE PÓLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. DATOS DE LA COMPAÑÍA:

RAZON SOCIAL. MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S. NIT. 900.210.938-9 

DIRECCION. CR 11a No.134B-73 OFC.501 TELEFONO. 2166910 CORREO

E-MAIL DE CONTACTO. info@traduccionessimultaneas.com

PAGINA WEB. www.traduccionessimultaneas.com

  1. OBJETO DEL MANUAL.

El presente manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S., o cuyo tratamiento ha sido encargado a MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S y los demás derechos, libertades y garantía constitucionales a que se refieren los artículos 15. Derecho a la intimidad, derecho a la información de la Constitución Política de Colombia.

  1. AMBITO DE APLICACIÓN.

El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las bases de datos de propiedad de MLA Traductores & Asociados S.A.S; o cuyo tratamiento ha sido encargado a MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S.

El presente manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando el responsable o encargado del tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

El régimen de protección de datos personales que se establece el presente manual no será de aplicación de:

3.1. Las bases de datos o archivos mantenidos en ámbito exclusivamente para personas, personal o personal doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley.

3.2. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional; así como la prevención,

detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

3.3. Las bases de datos que tengan como fin y contengan la información de inteligencia y contrainteligencia.

3.4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

3.5. Las bases de datos y archivos regulados por la ley 1266 de 2008.

3.6. Las bases de datos y archivos regulados por la ley 79 de 1993.

  1. DEFINICIONES.

4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos

personales.

4.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4.3. Bas de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

4.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales

determinadas o determinables.

4.5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerado datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado, civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines, oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

4.6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a ‘la vida sexual, y los datos biométricos.

4.7. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con

otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

4.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con

otros, decida sobre la base de datos y/ o el tratamiento de los datos.

4.9. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

4.10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,

almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

4.12. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  1. BASE DE DATOS.

MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S; es responsable y/o encargado de las siguientes bases de datos: En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos, MLA Traductores & Asociados SAS, actúa tanto en calidad de “responsable”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que es quien realiza el tratamiento de los datos.

5.1. Base de datos proveedores personas naturales.

5.1.1. Descripción. La base de datos de los proveedores corresponde a la información que MLA; recopila de sus

proveedores personas naturales de bienes y servicios, contratistas – proveedores.

5.1.2. Contenido. Los datos que se recopilan por MLA; de los proveedores son los siguientes: Nombres, apellidos, documento de identidad, teléfono, dirección, régimen simplificado/común, ciudad, página de internet, correo electrónico; celular, fax, código de actividad económica.

5.1.3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S., para esta base de datos provienen de la información que envían quienes están interesados en ser proveedores de MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S., a través del diligenciamiento de un formato manual o a través· del envío de información por correo electrónico para su registro en nuestra base de datos; así mismo, la información es recolectada de los documentos que se le solicitan al proveedores, tales como: registro persona natural (Cámara de Comercio),certificaciones bancarias, certificaciones comerciales, RUT.

5.1.4. Finalidad. Los datos anteriormente mencionados se recopilan con el fin de establecer relaciones comerciales

para la adquisición de bienes y/o servicios por parte de MLA.

5.1.5. Tratamiento. Esta base de datos es objeto del siguiente tratamiento:

  1. a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este manual. g) Dicha información solo se maneja internamente; salvo por los requerimientos de reportes de información

por parte de la DIAN.

5.1.6. Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con los

proveedores y por 10 años más; de acuerdo con las normas del Código de Comercio.

5.2. Base de datos Clientes personas naturales.

5.2.1. Descripción. La base de datos de los clientes corresponde a la información que MLA; recopila de sus clientes

personas naturales de bienes y servicios, contratistas – proveedores.

5.2.2. Contenido. Los datos que se recopilan por MLA; de los clientes son los siguientes: Nombres, apellidos, documento de identidad, teléfono, dirección, régimen simplificado/común, ciudad, página de internet, correo electrónico; celular, fax, código de actividad económica.

5.2.3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S., para esta base de datos provienen de la información que dan los clientes de MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S., a través de llamadas telefónicas o a través del contacto cuando se hace algún negocio de venta por parte de MLA; para la atención de ellos.

5.2.4. Finalidad. Los datos anteriormente mencionados se recopilan con el fin de: 1. Proveer los servicios y productos requeridos. 2. Informar sobre cambios en la prestación de servicios. 3. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. 4. Contestar requerimientos con respecto a la calidad de nuestros productos y/o servicios. 5. Enviar a correo físico o electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto wasap información sobre los productos, servicios, actividades comerciales, avisos de consignación y/o vencimientos. 5.2.5. Tratamiento. Esta base de datos es objeto del siguiente tratamiento:

  1. a) Se recolecta la información.
  2. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información
  3. d) Se hace una copia de seguridad.
  4. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  5. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este manual. g) Dicha información solo se maneja internamente; salvo por los requerimientos de reportes de información  por parte de la DIAN.

5.2.6. Vigencia. Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con

los clientes y por 10 años más; de acuerdo con las normas del Código de Comercio.

5.3. Base de datos de recursos humanos (Electrónica y física).

5.3.1. Descripción. En Recursos Humanos se maneja toda la información de los trabajadores y sus familiares. Dicha

información está contendida en las siguientes bases de datos: 1. Empleados retirados. 2. Empleados activos.

5.3.2. Contenido. Los datos que se recopilan por MLA., de los trabajadores y sus familiares son los siguientes: Nombre, Apellidos, Documento de Identificación, Estado civil, (Dirección de Domicilio), teléfono, fecha de nacimiento, salario, datos de familiares, fecha de vinculación y desvinculación, cargo, grupo sanguíneo y datos académicos.

5.3.3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por MLA; para esta base de datos están contenidos en los contratos laborales, en la hoja de vida del participante durante el proceso de selección y los datos que se recolectan en las entrevistas y en los formularios de afiliación a las entidades de Sistema General de Seguridad Social.

5.3.4. Finalidad. Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de realizar la

administración del personal en general, gestión de pagos de nómina y seguridad social.

5.3.5. Tratamiento.

  1. a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este manual. g) Dicha información es de conocimiento del personal de recursos humanos.

5.3.6. Vigencia. Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia del contrato del trabajador y por el tiempo que, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y la reglamentación del archivo general de la nación, se requiera. Así mismo esta información; una vez termina la relación laboral, se deja una base de datos cuya finalidad es la de servir como histórico de consulta.

5.4. Base de Datos Otras terceras personas Naturales.

5.4.1. Descripción. La base de datos de los otros terceros corresponde a la información que MLA; recopila de personas naturales a quienes por razones no comerciales se les presta algún dinero por pagos de MLA; por cuenta de la persona natural o se les adeuda a las personas naturales por pagos de ellas a terceros por cuenta de MLA

5.4.2. Contenido. Los datos que se recopilan por MLA; de los otros terceros son los siguientes: Nombre, Apellidos,

Documento de Identificación, teléfono, dirección, ciudad, correo electrónico, celular y solicitud.

5.4.3. Forma en la que se recopilan los datos. recopilan por MLA., para esta base de datos provienen de fa información

que dan los Otros Terceros a MLA; a través de llamadas telefónicas o de legalizaciones de gastos.

5.4.4. Finalidad. Los datos anteriormente mencionados se recopilan con el fin de efectuar los registros contables de

otras cuentas por cobrar o de otras cuentas por pagar.

5.4.5. Tratamiento.

  1. a) Se recolecta la información.
  2. b) Se almacena en un archivo electrónico.
  3. c) Se actualiza la información
  4. d) Se hace una copia de seguridad.
  5. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  6. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este manual. g) Dicha información solo se maneja internamente.

5.4.6. Vigencia. Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con

los clientes y por 10 años más; de acuerdo con las normas del Código de Comercio.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a ‘datos’ parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe corno requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. previa solicitud, respecto del uso

que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2,0).2 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER,

ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR AUTORIZACIÓN.

7.1. Consulta de información.

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes, apoderados podrán consultar la información personal que repose de ellos en las bases de datos aquí descritas.

MLA; deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por medio de comunicación escrita o electrónica, dirigida al correo electrónico indicado en el capítulo 8 del presente Manual.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, MLA., podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

7.2. Reclamos.

El titular de los datos, sus causahabientes, sus representantes o apoderados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable podrán presentar un reclamo ante MLA., de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida al correo electrónico mencionado en el capítulo 8 del presente Manual, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamó resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se responderá con un correo enviado de respuesta al solicitante donde se reconozca que el reclamo ha sido presentado satisfactoriamente y se encuentra “en trámite” en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO – REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD, El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

  1. DESIGNACIÓN DE DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE

LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El área de Contabilidad de MLA., será la encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de los trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja MLA., en sus bases de datos.

Las personas a nivel interno responderán a través del correo interno y para que las personas naturales externas se comuniquen pueden hacerlo a través del correo: contabilidad@mltraductoresasociados.com.co.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS:

Se protege la información mediante mecanismos que conservan su confidencialidad, integridad, y disponibilidad utilizando los siguientes mecanismos:

✓ Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad. ✓ Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios. ✓ Almacenamiento cifrado de las copias de respaldo. ✓ Cifrado y protección por contraseña de los computadores desde los que realiza la manipulación de los datos.

  1. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE QUE RIGE LA PROTECCIÓN DE DATOS SOBRE LA CUAL SE

SUSTENTA LA CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS.

Actualmente en Colombia la legislación vigente que rige la protección de datos personales es la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL MANUAL.

El presente Manual rige a partir del 1 de enero de 2018 y estará vigente mientras se encuentren vigentes las bases de datos a las que hace referencia. El presente Manual ha sido adoptado y aprobado por el Representante Legal de la Compañía, a los 25 días del mes diciembre de 2017.

MARTHA LUCIA ARCINIEGAS MARTINEZ.

REPRESENTANTE LEGAL.

MLA TRADUCTORES & ASOCIADOS S.A.S.

LLAMANOS : +57 1 751-0236